Ablage: Diese Unterlagen müssen Sie aufbewahren

Mainz/Berlin (dpa/tmn). In vielen Abstellkammern und Arbeitszimmern stapeln sich die Ordner. Manche trauen sich kaum, alte Unterlagen wie Kontoauszüge zu entsorgen. „Wir heben massenweise alte Verträge und Rechnungen auf. Stattdessen fehlen aber manchmal wichtige Urkunden“, erklärt Julia Gerhards von der Verbraucherzentrale Rheinland-Pfalz.

Verbraucher können mit Kontoauszügen nachweisen, dass sie Rechnungen bezahlt haben. Sie sollten diese also unbedingt eine Weile aufheben. Eine einheitliche Frist oder Verpflichtung dazu gibt es für Verbraucher nicht. „Grobe Orientierung bietet die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren, die für einen großen Teil von Ansprüchen aus Alltagsgeschäften gilt“, erklärt Sylvie Ernoult vom Bundesverband Deutscher Banken. Diese beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Frisch vermählte Paare sollten allerdings den Kontoauszug von dem Monat ihrer Eheschließung noch länger aufheben, rät Renate Daum von der Zeitschrift Finanztest. „Bei einer Scheidung muss in der Regel das Vermögen jedes Partners zum Zeitpunkt der Heirat festgestellt werden. Wer seinen Kontostand nachweisen kann, hat es leichter.“

Einen Monat haben Steuerpflichtige Zeit, um gegen ihren Steuerbescheid Widerspruch einzulegen. Danach gilt der Bescheid. „Belege und Unterlagen können Verbraucher nach Bestandskraft des Bescheides theoretisch aussortieren. Hier gibt es aber eine wichtige Ausnahme: Spendenbescheinigungen müssen ein Jahr lang aufbewahrt werden“, erklärt Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. Den Bescheid sollten Steuerzahler unbedingt langfristig aufbewahren, rät Klocke. „Manche strafrechtliche Ansprüche verjähren beispielsweise erst nach zehn Jahren.“ Das Finanzamt kann also noch zehn Jahre den Bescheid prüfen.

Solange der Vertrag besteht, sollten Kunden den Versicherungsschein, die Bedingungen und alle Schreiben des Versicherers aufbewahren. „In manchen Fällen, zum Beispiel bei einer Lebensversicherung, müssen Kunden den Versicherungsschein einreichen, wenn sie eine Leistung beantragen“, erklärt Mathias Zunk vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft. Die Unterlagen sollten erst drei Jahre nach Vertragsende in den Papierkorb wandern – denn dann ist die regelmäßige Verjährungsfrist vorbei. Erhalten Hinterbliebene aus einer Lebensversicherung Geld, sollte man die Unterlagen auf jeden Fall weiter behalten. Lebens- und Rentenversicherungen können auch bei der Steuer oder Erbschaft relevant sein, führt Zunk aus.

Kassenbons können als Nachweis für die gesetzliche Gewährleistung dienen. Zudem benötigen Verbraucher die Quittungen, wenn sie der Hausratversicherung einen Schaden melden wollen. Es lohnt sich, zumindest Bons teurer Anschaffungen aufzuheben. „Die Belege sind manchmal auf Thermopapier gedruckt, das nach einiger Zeit verblasst“, erklärt Daum. Dann sollten Verbraucher sie kopieren. Für Rechnungen gibt es nur wenig gesetzliche Aufbewahrungsfristen. „Wer einen Handwerker beauftragt, muss mit der Rechnung noch zwei Jahre nachweisen können, dass es keine Schwarzarbeit war. Daher unbedingt aufheben“, sagt Daum. Handwerker müssen zudem bei Neu- und Umbauten oder Reparaturen fünf Jahre ihre Gewährleistungspflicht erfüllen. Wer einen Handwerker für eine vermietete Immobilie verpflichtet, muss die Rechnung sogar zehn Jahre aufbewahren.

Mieter können den Vertrag der alten Wohnung getrost entsorgen. Gerhards ergänzt: „Auch Protokolle der Wohnungsübernahme und Nebenkostenrechnungen können weg, sobald der Vermieter alle Abrechnungen fertig und die Kaution zurückgezahlt hat.“

Alte Arbeitsverträge können in der Regel weg. „Der Ausbildungsvertrag kann aber im Zweifel sinnvoll sein, um später beim Rentenantrag die Höhe des Bruttolohns nachzuweisen“, erklärt Daum. Wer eine betriebliche Altersvorsorge hat, braucht den Arbeitsvertrag später auch für den Rentenantrag, wenn nur dort der Nachweis steht. Gehaltsabrechnungen muss man nicht aufheben. „Jeder Arbeitnehmer erhält einen Jahreslohnsteuerbescheid. Ist dieser korrekt, können die monatlichen Abrechnungen entsorgt werden“, sagt Daum. Sehr wichtig sind die Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung. Die braucht ein Arbeitnehmer zum Beispiel, um sein Rentenkonto zu klären, also die Zeit, wie lange er in die Rentenversicherung eingezahlt hat. Davon hängt die Höhe der Rente ab.

Ein Testament, ein Erbschein oder eine Vollmacht gehören zu den Dokumenten, die unbedingt im Original vorliegen müssen. „Beim Testament reicht eine Kopie nicht, die ist nicht gültig. Dann würde die gesetzliche Erbfolge greifen“, warnt Daum. Erben müssen Testament und Erbschein so lange im Original aufheben, bis alles rund um die Erbschaft abschließend geklärt ist. Also lieber aufbewahren. Den Erbschein sollten sich Hinterbliebene gleich in mehrfacher Ausführung ausstellen lassen. Heiratsurkunden und Geburtsurkunden sollten im wichtigen Ordner landen. Vorsorglich auch die verstorbener Eltern, rät Gerhards. Die Unterlagen kann man aber beim Standesamt erneut besorgen. Viele haben das Problem, dass ihre Unterlagen teils auf Papier, teils elektronisch vorliegen. „Alles, was nur elektronisch geschickt wird, reicht auch als Datei auf dem Computer“, erklärt Gerhards. Von wichtigen Dateien sollte man mindestens eine Sicherheitskopie machen. Das gilt auch für wichtige Dokumente auf Papier. Am besten hebt man diese an einem anderen Ort auf. Kommen die Originale weg, können Betroffene sie mit der Kopie zumindest leichter wiederbeschaffen.